Trong giao dịch mua bán quốc tế, hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng bằng nó không chỉ thể hiện số chi phí bên mua phải thanh toán cho bên bán mà còn nêu rõ các thông tin khác bao gồm tên hàng, số lượng hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng,… Chính vì thế, việc doanh nghiệp trang bị cho mình các quy định về hóa đơn thương mại sẽ tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh thuận lợi, trôi chảy hơn. Nội dung sau đây sẽ làm rõ về khái niệm hóa đơn thương mại, nội dung, chức năng của hóa đơn thương mại cùng một vài lỗi cần tránh trong quá trình vận dụng. >> Tham khảo: https://catcarry.com/tin-tuc/hoa-don-thuong-mai-la-gi-vai-tro-cua-hoa-don-thuong-mai-trong-xuat-nhap-khau.html 1. Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại (tiếng anh là Commercial Invoice) là loại chứng từ căn bản của công việc thanh toán và do người buôn bán phát hành để yêu cầu người dùng hàng trả số chi phí hàng hóa đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển. Hóa đơn thương mại thường được lập thành khá nhiều bản và được sử dụng trong khá nhiều khâu khác nhau tại công ty. Hóa đơn thương mại sử dụng để xuất trình cho ngân hàng lúc đòi tiền hàng hóa, xuất trình cho doanh nghiệp bảo hiểm trong trường hợp tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa, xuất trình cho cơ quan hải quan để tính tiền thuế, thông quan hàng. 2. Bản chất của hóa đơn thương mại Nhìn chung, hóa đơn thương mại được lập và dùng căn cứ vào UCP 600 (Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ), Tuy nhiên phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nội dung cần thiết. Cụ thể, hóa đơn thương mại phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (ngoại trừ trường hợp khác quy định tại Điều 38 UCP 600). Bên cạnh đó, hóa đơn thương mại phải đứng tên người đề nghị và ghi bởi loại tiền của thư tín dụng. Hóa đơn thương mại do doanh nghiệp tự thiết kế nên sẽ chẳng phải làm giấy tờ thông báo phát hành hóa đơn và không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý công ty. 3. Quy định về nội dung trên hóa đơn thương mại Trên hóa đơn thương mại có khá nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc và cũng có những nội dung để tham chiếu hoặc được bổ sung căn cứ theo đề nghị của 2 bên khi thương lượng hợp đồng. một số nội dung chính trên hóa đơn thương mại: Người xuất khẩu / người gửi hàng (Exporter / Shipper): Ghi rõ tên, địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng hóa, tên quốc gia xuất khẩu; Người nhập khẩu / người nhận hàng hóa (Importer / Consignee): Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại liên hệ; Số hóa đơn và ngày phát hành: Nội dung của hóa đơn thương mại bắt buộc phải có 2 chỉ tiêu số và ngày hóa đơn, được lập bởi người bán và được sử dụng để làm hồ sơ khai báo hải quan. Ngoài ra, người xuất khẩu hay nhập khẩu có thể lưu giấy tờ theo số hóa đơn thương mại; Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức tải (đường không, đường biển) nhưng không có cần ghi tên công cụ hay số chuyến; Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: Nên ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo bản Incoterms nào. Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment và đồng chi phí thanh toán là USD, EUR, JPY,… Số lượng kiện (Packages): Ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng hóa ấy, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bao bì. Thông tin này là không có bắt buộc vì đã được ghi trong Phiếu đóng gói (Packing List). những thông tin khác: Là những thông tin sử dụng để tham chiếu do 2 bên đề nghị thêm vào, không bắt buộc phải có trên hóa đơn. 4. Hóa đơn thương mại có các chức năng nào? 4.1. Chức năng thanh toán Mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại là dùng để thanh toán. Hóa đơn thương mại như 1 chứng từ hợp pháp để bên bán hàng đòi tiền từ bên mua. Bởi vậy, trên đấy sẽ ghi chi tiết những nội dung liên quan đến chi phí như tổng giá tiền bởi số và chữ, mức giá của từng mặt hàng hóa, đơn vị, loại tiền… và có đầy đủ con dấu, chữ ký để chắc hẳn những bổn phận thanh toán. 4.2. Chức năng khai giá hải quan Giá được ghi trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm mức giá khác). Một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử. 4.3. Chức năng tính số chi phí bảo hiểm Cũng giống như khai giá tiền hải quan, giá trên hóa đơn thương mại được dùng để làm cơ sở tính số chi phí bảo hiểm. 5. Một số lỗi phổ biến cần tránh khi sử dụng hóa đơn thương mại Công ty cần tránh các lỗi dưới đây trong công đoạn vận dụng hóa đơn thương mại để không có gây ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa: Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng hóa như FOB (kèm tên cảng xuất) hoặc CIF (kèm tên cảng nhập). Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng hóa theo giá tiền giao hàng hóa (giá CIF) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá thành FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi những mức giá phát sinh tiếp theo. Người giao hàng nước ngoài bán hàng hóa có chiết khấu nhưng trên hóa đơn thương mại chỉ ghi giá thực thu mà chẳng thể hiện số tiền được chiết khấu. Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu những thông tin yêu cầu, gộp rất nhiều mặt hàng hóa vào cùng một loại,… Ngoài ra, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý, hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng kết hợp với những chứng từ khác như hợp đồng, vận đơn trong việc khai báo thuế, làm giấy tờ hải quan, tính phí bảo hiểm nên các thông tin được khai báo trên hóa đơn thương mại phải trùng khớp tuyệt đối với những loại giấy tờ khác. Hóa đơn thương mại có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là công ty xuất nhập khẩu đồng thời là cơ sở để ghi nhận hoạt động giao dịch hàng hóa, bởi vậy kế toán cần nắm vững kiến thức, hiểu rõ về loại hóa đơn này để xử lý công việc mau chóng, linh hoạt. Tham khảo thêm tại https://catcarry.com/ TRỤ SỞ CHÍNH Địa chỉ:| 36B Út Tịch, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM Hotline nội địa:| 0916 066 264 (A Luật) Tổng đài:| 1900 545 549 Email:| [email protected]
