Một hệ thống quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một ứng dụng đang trở nên hữu ích trong một số khách sạn hiện đại, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện các công việc khác nhau. Mặt khác, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS hoàn hảo, các bạn cần nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn trên có thể thực hiện được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một biện pháp cho phần mềm khách sạn, giúp đỡ một số khách sạn, khu nghỉ dưỡng và nhiều tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động thường ngày. Phần mềm thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với nhiều ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS? Một cách thức ứng dụng quản lý khách sạn ngày một quan trọng bởi lĩnh vực khách sạn hiện đại được phát triển mạnh bởi công nghệ. Với nhiều nguồn đặt phòng có khả năng đến từ nhiều nguồn, giá phải được thay đổi thông minh cho việc quản lý thu nhập. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến khi thanh toán, trả phòng phải được thực hiện đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Điều này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể hỗ trợ ứng phó với những thử thách trên. Một ứng dụng quản lý khác sạn tốt sẽ cho phép nhân viên loại bỏ nhiều thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không những vậy, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất các đơn vị cung cấp phần mềm PMS trên thị trường, việc quan trọng là phải xác định một hệ thống có những tính năng phù hợp cho khách sạn của bạn. Và đây là nhiều tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống phù hợp sẽ cho phép nhân viên không quá phức tạp thực hiện những nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng nhiều dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho các chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi tới nhiều khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, việc đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm một số tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho nhiều đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng phải cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có khả năng lập hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể dễ dàng đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi dùng bất kỳ dịch vụ khách sạn trả phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và các báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm khả quan với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là biện pháp mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Nhiều tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee những tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý một số bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và một số công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo hợp lý. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách một số phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý những giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee hỗ trợ nhân viên lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể giải quyết một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Phần mềm quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật tình hình lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết. Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng một số thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và thông báo cho người quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng một số để có phương hướng kinh doanh tốt hơn. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm cần thu những công nợ. Phần mềm đáng dùng nhất: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất dữ liệu rõ ràng của Ezibee trợ giúp khách sạn tổng kết tình hình kinh doanh chi tiết cho người quản lý. Báo cáo có thể tùy chỉnh nhiều số như ca làm việc, nhiều dịch vụ đi kèm, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình hình nhiều phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
